IVA, registrazione unica UE: nuove regole OSS dal 2028

La registrazione IVA unica europea compie un nuovo passo verso la piena operatività. Con il regolamento di esecuzione UE n. 2026/1869 del 27 luglio 2026, la Commissione europea ha aggiornato le regole tecniche e amministrative necessarie per attuare il pilastro della Single VAT Registration, uno degli elementi centrali del pacchetto VAT in the Digital Age, meglio conosciuto come ViDA. Il provvedimento modifica il regolamento di esecuzione UE n. 2020/194, intervenendo sulle procedure di registrazione, sui modelli elettronici delle dichiarazioni IVA e sulle modalità con cui le amministrazioni fiscali degli Stati membri dovranno scambiarsi le informazioni relative ai regimi speciali. La novità più rilevante riguarda l’introduzione del nuovo regime speciale destinato ai trasferimenti transfrontalieri di beni propri, che dal 1° luglio 2028 permetterà alle imprese di ridurre i casi in cui è necessario aprire una posizione IVA in più Stati membri. Il regolamento è stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea del 28 luglio 2026 ed entrerà in vigore il 17 agosto 2026. Le sue disposizioni saranno tuttavia applicate in due fasi: una prima parte dal 1° gennaio 2027 e le modifiche principali dal 1° luglio 2028. Che cos’è il pacchetto ViDA Il pacchetto VAT in the Digital Age è stato approvato definitivamente l’11 marzo 2025 ed è entrato in vigore il 14 aprile dello stesso anno. Le misure saranno attuate progressivamente negli anni successivi, attraverso un calendario che si estenderà fino al 2035. L’obiettivo è modernizzare il sistema IVA europeo, adeguandolo alla digitalizzazione dell’economia e rafforzando, nello stesso tempo, gli strumenti di contrasto alle frodi. La riforma si fonda su tre pilastri principali: l’introduzione di obblighi di rendicontazione digitale per le operazioni transfrontaliere, basati sulla fatturazione elettronica europea; il coinvolgimento delle piattaforme digitali nella riscossione e nel versamento dell’IVA per determinati servizi di trasporto passeggeri e di locazione a breve termine; la realizzazione di una registrazione IVA unica all’interno dell’Unione europea attraverso l’ampliamento dello sportello unico OSS. La Single VAT Registration, in particolare, punta a ridurre il numero delle situazioni nelle quali un’impresa è obbligata a identificarsi ai fini IVA in più Paesi dell’Unione. Il progetto si basa sull’estensione del modello già utilizzato dal VAT One Stop Shop, che consente agli operatori di dichiarare e versare l’IVA dovuta in diversi Stati membri attraverso il portale elettronico dello Stato di identificazione. Il problema delle registrazioni IVA multiple Nel sistema attuale, un’impresa che trasferisce beni propri da uno Stato membro a un altro può essere costretta ad aprire una posizione IVA nel Paese di destinazione. Il problema si presenta frequentemente nel commercio elettronico e nelle attività caratterizzate dalla presenza di magazzini o centri logistici situati in diversi Paesi europei. Si pensi, ad esempio, a un’impresa italiana che sposta una parte delle proprie merci in un magazzino situato in Germania, senza che vi sia ancora una vendita a un cliente finale. Tale movimento può costituire un trasferimento intracomunitario di beni propri, con conseguenti obblighi IVA sia nello Stato di partenza sia in quello di destinazione. L’impresa può quindi trovarsi nella condizione di dover: richiedere un numero IVA nello Stato membro di destinazione; presentare dichiarazioni fiscali locali; tenere una contabilità conforme alle regole nazionali; gestire rapporti con più amministrazioni finanziarie; sostenere costi amministrativi e professionali aggiuntivi. La nuova disciplina europea mira a limitare queste duplicazioni, consentendo di concentrare gli adempimenti in un solo Stato membro. Il nuovo regime per i trasferimenti di beni propri La direttiva UE n. 2025/516 ha introdotto nella direttiva IVA una nuova sezione dedicata al regime speciale per i trasferimenti di beni propri, applicabile dal 1° luglio 2028. Il regime riguarderà i trasferimenti di beni da uno Stato membro a un altro effettuati dal medesimo soggetto passivo, purché siano rispettate le condizioni previste dalla normativa europea. L’adesione sarà facoltativa, ma una volta esercitata dovrà comprendere tutti i trasferimenti di beni propri rientranti nel campo di applicazione del regime. Il soggetto passivo sarà identificato per tali operazioni esclusivamente nello Stato membro di identificazione, utilizzando il numero IVA già attribuito nell’ambito del sistema nazionale. L’impresa potrà quindi utilizzare: un’unica posizione IVA di riferimento; un solo portale elettronico; una dichiarazione riepilogativa per i trasferimenti effettuati verso più Stati membri; procedure armonizzate per la registrazione e la trasmissione delle informazioni. La semplificazione non significa, tuttavia, eliminazione degli obblighi dichiarativi. Le imprese dovranno continuare a fornire informazioni dettagliate sui beni trasferiti, sugli Stati di partenza e di destinazione e sul valore delle operazioni. Dichiarazione IVA mensile anche in assenza di operazioni Il nuovo regime prevede la presentazione elettronica di una dichiarazione IVA per ogni mese. La dichiarazione dovrà essere trasmessa allo Stato membro di identificazione entro la fine del mese successivo al periodo d’imposta di riferimento. L’obbligo sussisterà anche quando, nel corso del mese, non siano stati effettuati trasferimenti di beni propri. In questo caso dovrà essere presentata una dichiarazione a saldo zero. Per ciascuno Stato membro di destinazione, la dichiarazione dovrà riportare il valore complessivo, al netto dell’IVA, dei trasferimenti effettuati nel periodo. Quando i beni sono trasferiti da uno Stato membro diverso da quello di identificazione, dovranno essere indicati anche lo Stato di partenza e, se disponibile, il numero IVA o il numero di registrazione fiscale attribuito in tale Paese. Le eventuali correzioni potranno essere inserite in una dichiarazione successiva entro tre anni dalla data in cui avrebbe dovuto essere presentata la dichiarazione originaria. La documentazione relativa ai trasferimenti dovrà inoltre essere conservata per dieci anni e resa disponibile elettronicamente alle amministrazioni fiscali interessate, qualora venga richiesta. Cosa cambia con il regolamento UE 2026/1869 La direttiva UE n. 2025/516 ha introdotto la disciplina sostanziale. Il regolamento di esecuzione UE n. 2026/1869 definisce invece le regole tecniche che permetteranno agli Stati membri di applicarla concretamente. Il provvedimento interviene sui diversi regimi speciali IVA: regime OSS non UE; regime OSS UE; regime di importazione IOSS; nuovo regime per i trasferimenti di beni propri. Le modifiche riguardano soprattutto la standardizzazione dei dati e dei messaggi elettronici utilizzati dalle amministrazioni finanziarie. In particolare, vengono previste: definizioni uniformi per i nuovi istituti; procedure di registrazione aggiornate; modelli comuni per la trasmissione delle dichiarazioni IVA; registri elettronici condivisi; scambi automatici di informazioni tra gli Stati membri; nuove modalità per comunicare l’ammissione, la cessazione o l’esclusione dai regimi speciali; procedure specifiche per le dichiarazioni prive di operazioni imponibili. Una novità significativa riguarda la possibilità per lo Stato membro di identificazione di precompilare le informazioni già presenti nelle proprie banche dati nazionali. Il contribuente dovrà comunque verificare la correttezza dei dati e resterà responsabile delle informazioni trasmesse. Nuove colonne nei tracciati informatici Il regolamento UE n. 2020/194 disciplina già lo scambio delle informazioni attraverso tre allegati tecnici: l’Allegato I, relativo agli elementi di identificazione; l’Allegato II, contenente i dati sullo status del soggetto passivo o dell’intermediario; l’Allegato III, dedicato alle dichiarazioni IVA. Il regolamento UE n. 2026/1869 modifica questi tracciati per inserire il nuovo regime relativo ai trasferimenti di beni propri. Nell’Allegato I viene introdotta la colonna G, destinata alle informazioni di identificazione dei soggetti passivi che aderiscono al nuovo regime. Nell’Allegato III viene invece utilizzata la colonna F per il messaggio elettronico comune relativo alla dichiarazione dei trasferimenti di beni propri. Sono inoltre individuati i campi che dovranno essere compilati nel caso di dichiarazione a saldo zero e le informazioni necessarie per distinguere i trasferimenti effettuati verso ciascuno Stato membro. Le due fasi di applicazione Le modifiche non entreranno in funzione tutte nello stesso momento. Il regolamento stabilisce due diverse decorrenze: Dal 1° gennaio 2027 Troveranno applicazione le disposizioni transitorie che aggiornano alcuni dati di registrazione e le procedure relative ai regimi OSS e IOSS. Si tratta principalmente di adeguamenti necessari per recepire le prime modifiche introdotte dalla Single VAT Registration. Dal 1° luglio 2028 Entreranno in vigore le disposizioni principali riguardanti: il regime speciale per i trasferimenti di beni propri; i nuovi tracciati delle dichiarazioni; lo scambio dei dati relativi al nuovo regime; le procedure di identificazione, esclusione e variazione; la presentazione delle dichiarazioni mensili. La data del 1° luglio 2028 rappresenterà quindi il momento centrale per l’avvio operativo della registrazione IVA unica con riferimento ai trasferimenti transfrontalieri di beni propri. Gli effetti per imprese e professionisti La riforma potrà produrre effetti rilevanti soprattutto per le imprese che operano nel commercio elettronico, nella distribuzione e nella logistica internazionale. I principali benefici attesi sono rappresentati dalla riduzione: delle registrazioni IVA aperte in Stati membri diversi; degli adempimenti amministrativi nazionali; dei costi sostenuti per consulenti e rappresentanti fiscali; dei rischi di errore legati all’applicazione di procedure differenti; degli oneri connessi alla gestione di più dichiarazioni IVA locali. La semplificazione richiederà però un adeguamento dei sistemi informatici aziendali. Le imprese dovranno essere in grado di ricostruire con precisione i movimenti dei beni, distinguere i trasferimenti che possono rientrare nel regime speciale e trasmettere i dati secondo i nuovi tracciati europei. Sarà quindi necessario coordinare i sistemi gestionali, la contabilità di magazzino e le procedure IVA, prestando particolare attenzione ai flussi logistici che coinvolgono più Stati membri. Registrazione unica IVA: semplificazione con maggiori controlli La Single VAT Registration rappresenta uno dei passaggi più importanti del progetto europeo di modernizzazione dell’IVA. L’obiettivo è consentire alle imprese di assolvere gli obblighi fiscali attraverso un unico punto di accesso, riducendo la necessità di identificazioni multiple. Parallelamente, l’utilizzo di registri comuni, dichiarazioni elettroniche standardizzate e scambi automatici di informazioni permetterà alle amministrazioni fiscali di disporre di dati più completi e tempestivi. La semplificazione degli adempimenti sarà quindi accompagnata da una maggiore capacità di controllo dei trasferimenti transfrontalieri. Il regolamento UE n. 2026/1869 predispone l’infrastruttura amministrativa e informatica necessaria per il nuovo sistema. Per le imprese interessate, il periodo che precede il 1° luglio 2028 sarà fondamentale per verificare i processi interni e prepararsi alle nuove modalità di registrazione e rendicontazione IVA.