Nuove regole di tracciabilità per spese di trasferta e rappresentanza

L'Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha fornito un'analisi dettagliata e organica sulle nuove regole di tracciabilità dei pagamenti per le spese di trasferta e di rappresentanza. Il documento chiarisce l'impatto fiscale di queste misure sulla determinazione del reddito di lavoro dipendente, autonomo e d'impresa, delineando un sistema volto a contrastare l'evasione fiscale attraverso un "contrasto d'interessi" tra fornitori e acquirenti di servizi. Reddito di lavoro dipendente La circolare specifica che i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto tramite taxi e NCC non concorrono alla formazione del reddito del dipendente solo se pagati con mezzi tracciabili. L'obbligo di tracciabilità è limitato alle sole spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le missioni all'estero, data la possibile scarsa diffusione di sistemi elettronici di pagamento, i rimborsi restano non imponibili anche se pagati in contanti. Sono esclusi dal vincolo di tracciabilità i trasporti di linea (aerei, treni, autobus, navi) e i rimborsi chilometrici per l'uso del mezzo proprio, che rimangono esenti se documentati. Una novità rilevante riguarda gli spostamenti all'interno del comune della sede di lavoro. Viene eliminato l'obbligo di presentare documenti "provenienti dal vettore" per i rimborsi di viaggio e trasporto, che possono ora essere comprovati da documentazione interna, inclusi pedaggi e parcheggi (se univocamente identificabili). Il nuovo regime per i lavoratori autonomi La riforma coordina la tracciabilità con il nuovo principio di onnicomprensività del reddito di lavoro autonomo. Le spese di vitto, alloggio e trasporto riaddebitate analiticamente al committente non formano reddito solo se tracciate. Se pagate in contanti in Italia, tali somme concorrono interamente alla formazione del reddito del professionista. Per gli esercenti arti e professioni, la deducibilità delle spese di rappresentanza (limite dell'1% dei compensi) è ora subordinata alla tracciabilità del pagamento. Reddito d'impresa e IRAP Per le imprese, la deducibilità dei costi per taxi, NCC, vitto e alloggio dei dipendenti o degli amministratori è vincolata all'uso di mezzi tracciabili. A differenza delle trasferte, per le spese di rappresentanza delle imprese il requisito della tracciabilità è necessario per la deduzione anche se le spese sono sostenute all'estero. Le modifiche sulla tracciabilità rilevano anche ai fini della determinazione della base imponibile IRAP. Strumenti di pagamento e mezzi di prova L'Agenzia chiarisce che sono considerati tracciabili: bonifici bancari e postali; carte di credito, di debito e prepagate; app di pagamento su smartphone collegate a IBAN; l'estratto conto può essere utilizzato come prova residuale. In tal caso, il dipendente ha il diritto di oscurare i dati sensibili non pertinenti per tutelare la propria privacy. Decorrenza delle nuove norme Le disposizioni si applicano ai rimborsi percepiti dal 1° gennaio 2025. Tuttavia, per i rimborsi erogati nel 2025 ma relativi a spese effettivamente sostenute nel 2024, la condizione di tracciabilità non è richiesta. Alcune specifiche norme introdotte dal "Decreto Fiscale", riguardanti ad esempio le spese sostenute direttamente dai professionisti, sono entrate in vigore il 18 giugno 2025.