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Unico 2013 e obblighi di riservatezza

Unico 2013 e obblighi di riservatezza
Gli intermediari alle prese con l’invio di Unico 2013 devono fare i conti con gli obblighi legati alla riservatezza dei dati o rischiano di vedersi revocata l’abilitazione a Entratel

Gli intermediari alle prese con l’invio di Unico 2013 devono fare i conti con gli obblighi legati alla riservatezza dei dati o rischiano di vedersi revocata l’abilitazione a Entratel. Il processo di trasmissione delle dichiarazioni dei redditi, Iva e Irap deve tenere conto delle rigide regole sulla privacy, che trovano applicazione anche nella fase propedeutica alla predisposizione dei modelli e in quella successiva di conservazione dei documenti. Oltre a questo, i soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni devono verificare l’iter necessario a perfezionare l’invio telematico in scadenza il prossimo 30 settembre, per evitare di incappare nelle sanzioni amministrative previste per chi non invia o invia tardivamente i modelli.

La tutela della riservatezza. Per la riservatezza dei dati, gli intermediari devono adottare le cautele necessarie a proteggere i dati personali e sensibili di cui vengono a conoscenza nella propria attività, secondo l’articolo 11 del Dm 31 luglio 1998 e l’articolo 5 del provvedimento del direttore delle Entrate del 10 giugno 2009.
In sostanza, chi assume l’obbligo di trasmettere le dichiarazioni deve dimostrare di essere in regola con la struttura organizzativa, che presuppone l’esistenza del documento programmatico per la sicurezza, la designazione degli incaricati per il trattamento dei dati, l’adozione di una procedura di controllo del rispetto degli obblighi previsti dal D.lgs n. 196/2003, e così via.
Inoltre, devono essere adottate le misure di sicurezza per i supporti tecnologici usati, come il blocco automatico delle stazioni di lavoro dopo un certo tempo di inattività, l’installazione di programmi di protezione per mitigare i rischi di manomissione dei dati, l’aggiornamento periodico del sistema operativo e del software di protezione, l’adozione di protocolli di sicurezza per limitare le intercettazioni delle reti wireless. Infine, vanno verificate le ulteriori misure di sicurezza, come la conservazione delle dichiarazioni e dei documenti separatamente da quanto acquisito per altre attività e la conservazione della documentazione fiscale con le modalità e per il periodo previsti dalla legge.

La procedura per l’invio. Oltre agli obblighi di riservatezza, gli intermediari devono monitorare le fasi seguenti del processo di trasmissione: compilazione del modello in formato elettronico, controllo, predisposizione e autenticazione del file telematico, invio dei dati, elaborazione dei dati e gestione delle ricevute.
La dichiarazione inviata si considera presentata con la comunicazione (ricevuta) delle Entrate che attesta l’avvenuto ricevimento del modello. In particolare, il servizio telematico fornisce, subito dopo l’invio, un messaggio che attesta l’avvenuta trasmissione del file e solo in un secondo momento un’ulteriore comunicazione attestante l’esito dell’elaborazione che, in assenza di errori, conferma la presentazione della dichiarazione. Se, in seguito alla trasmissione, l’Agenzia delle Entrate comunica all’intermediario incaricato lo scarto della dichiarazione, con i motivi che lo hanno causato, l’intermediario deve ritrasmettere il file contenente la dichiarazione dopo aver rimosso la causa che ha provocato lo scarto.
Le dichiarazioni presentate in via telematica nei termini e poi scartate si considerano tempestive a condizione che siano correttamente ritrasmesse entro cinque giorni dalla data della comunicazione di avvenuto scarto da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Sono considerate valide, inoltre, le dichiarazioni presentate entro 90 giorni dalla scadenza del termine, con l’applicazione delle sanzioni previste per il ritardo. Per gli intermediari che non trasmettono o trasmettono tardivamente il modello Unico, si applica la sanzione amministrativa da 516 a 5.164 euro, ferme restando le possibilità di ravvedimento.

I comportamenti da seguire. Gli incaricati della trasmissione delle dichiarazioni devono verificare il rispetto degli obblighi di riservatezza cui sono tenuti, con particolare riferimento alla propria struttura organizzativa, alle misure di sicurezza sui supporti tecnologici utilizzati e alle ulteriori misure di sicurezza previste dal D.lgs n. 196/2003. Il dettaglio degli obblighi da seguire per evitare la revoca di Entratel è indicato nel comunicato dell’Agenzia delle Entrate del 3 agosto 2011.
Chi assume l’impegno all’invio telematico delle dichiarazioni deve verificare con attenzione se sono state perfezionate le sei fasi in cui si articola la trasmissione. Uno degli step più rilevanti è il controllo di conformità dei modelli alle specifiche tecniche approvate dall’Agenzia delle Entrate. È un controllo finalizzato a far emergere eventuali errori che impedirebbero l’accettazione da parte del sistema telematico.
In presenza di errori nella compilazione della dichiarazione che non hanno comportato lo scarto del documento, correttamente ricevuto dall’amministrazione finanziaria, gli intermediari possono superare questa anomalia compilando una dichiarazione correttiva, se nei termini, o una dichiarazione integrativa, se fuori termine. Queste devono contenere tutti i dati e non solamente quelli oggetto di correzione o integrazione

Gli errori da evitare. Ai professionisti che non inviano le dichiarazioni che si sono impegnati a trasmettere, si applica la sanzione amministrativa da 516 a 5.164 euro, ferma restando l’adesione agli istituti previsti dal D.lgs n. 472/1997. Si considerano omesse le dichiarazioni presentate con un ritardo superiore a 90 giorni. Queste dichiarazioni costituiscono, tuttavia, titolo per la riscossione delle imposte dovute in base agli imponibili indicati e in base alle ritenute segnalate dai sostituti d’imposta
Uno degli errori da evitare è quello di dare per scontato il buon esito della trasmissione dei modelli. È opportuno, infatti, che l’intermediario controlli, soprattutto nei giorni successivi al 30 settembre 2013, le comunicazioni telematiche ricevute, sia per accertarsi dell’avvenuto invio, sia per trasmettere tempestivamente gli eventuali modelli scartati, entro i cinque giorni successivi alla data di comunicazione delle Entrate che attesta il motivo dello scarto.
Se è inviata due volte la dichiarazione riferita allo stesso soggetto, l’errore non può essere sanato con la presentazione di una dichiarazione correttiva o integrativa. In questo caso, l’intermediario deve procedere all’annullamento della dichiarazione. Ricevuta la richiesta ed effettuata la relativa verifica, il servizio telematico comunica l’avvenuto annullamento della dichiarazione, che non potrà essere ripristinata, ovvero il motivo per cui la richiesta non è stata accettata.

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