Smart working al tempo del coronavirus: strumenti utili per affrontare il lavoro da casa
Consigli e strumenti utili per tutti i lavoratori agili che stanno affrontando il lavoro da casa
Molti lavoratori e aziende si sono ritrovati a dover riorganizzare le proprie mansioni e le proprie giornate lavorative a distanza. Lo smart working (o lavoro agile) rappresenta la soluzione che in molti hanno cercato e trovato per poter continuare a portare avanti la propria attività. Abbiamo già visto come sia regolamentato lo smart working, sia in tempi normali che in tempi di crisi. Andiamo dunque a esaminare quali sono gli strumenti utili per affrontare il lavoro da casa.
Comunicazione tra dipendenti
Uno dei nodi principali dello Smart working è la comunicazione tra componenti del team. Non si tratta infatti solo di eseguire ordini a distanza – altrimenti si trasforma in semplice telelavoro – ma di interagire l’uno con l’altro risolvendo eventuali problemi anche a distanza. Oramai la tecnologia ci permette di comunicare ovunque e con chiunque nel mondo, a partire dal sistema più conosciuto Skype, utile sia per chat di gruppo che videochiamate, per arrivare a Zoom passando per Hangouts/Meet, il servizio di Google. Molto utili anche servizi come Slack, che permette di chattare, inviare documenti e creare canali di comunicazione diversi per ogni progetto. E per chi si dedica a conferenze e seminari può tornare utile Wirecast, uno strumento per creare webinar.
Organizzazione File e Management Progetti
Altro punto fondamentale è l’organizzazione dei documenti di lavoro. Probabilmente il più usato è Drive, che permette di salvare, creare file e condividerli con la propria squadra di lavoro. Molto conosciuta anche Evernote che prevede pacchetti free e premium per soddisfare diverse esigenze. Per l’organizzazione del flusso di lavoro possono tornare utili Trello e Asana, due app disponibili anche su desktop oltre che su smartphone, che grazie a delle schede intuitive e colorate permettono di seguire il workflow oltre a poter essere integrate con CRM e altri software.
Smartphone, computer…
Indubbiamente per lavorare a distanza, da casa propria, o in tempi normali da caffetterie, spazi in co-working, ecc … dobbiamo munirci di un buon dispositivo e di una buona connessione. È consigliato separare i dispositivi usati per la propria vita privata da quelli per lavoro. Purtroppo ciò non è sempre possibile, per questo è necessario ricorrere ad alcune accortezze spiegate nel punto seguente.
Sicurezza informatica
Importante più che mai quando parliamo di tecnologia è la cybersecurity. Mantenere al sicuro i dati aziendali infatti è fondamentale e per questo è necessario seguire alcuni consigli di base:
- Password generate casualmente ed uniche per ogni account
- Antivirus e firewall attivati su ogni dispositivo usato
- Individuare delle procedure di Data Loss Prevention ovvero stabilire dei responsabili e delle procedure per la sicurezza dei dati aziendali
- Attivare una virtuale private network. Che cos’è una VPN? È un sistema in grado di crittografare la rete di comunicazione tra l’utente e il server rendendola invisibile a terze parti.
Motivazione e attitudine
Lo smart working è anche – e soprattutto – un’attitudine mentale, un approccio diverso al mondo del lavoro. Ciò che molti sperano è che l’introduzione di questa modalità di lavoro più fluida e dinamica non si fermi solo all’emergenza, ma che diventi prassi comune anche nella PA e nelle PMI, per potere usufruire di tutti quei benefici che il lavoro agile porta con sé, permettendo ai lavoratori di avere più fiducia, godere di maggiore conciliazione dei tempi di vita/lavoro ed essere allo stesso tempo più produttivi.