Il CNDCEC ha emanato il pronto ordini n. 189 del 30 aprile 2019 in tema di obbligo della protocollazione. Si tratta di un adempimento giornaliero, poiché secondo quanto pubblicato sul sito dell’AGID vi è un obbligo di eseguire registrazione di protocollo della corrispondenza in ingresso e in uscita nel giorno stesso in cui la stessa entra o esce dall’amministrazione. Ed infatti la normativa dispone che il sistema di gestione informatica dei documenti deve garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita. Il documento inizia ad aver valore giuridico solo dal momento in cui viene protocollato assumendo così una funzione probatoria. Tra l’altro appare necessario escludere che sia possibile effettuare la protocollazione dei documenti in entrata o in uscita ad una data predeterminata attraverso un invio massivo. Se non è possibile procedere alla registrazione di un protocollo nel giorno di ricevimento è possibile effettuare la registrazione differita di protocollo, che consente la normale registrazione a protocollo con l’evidenza della data effettiva di ricevimento che pertanto sarà diversa da quella di protocollazione. Tra l’altro nel manuale di gestione del protocollo dell’Ordine devono essere indicate le specifiche per il protocollo differito ed eventuali autorizzazioni da richiedere. Il protocollo differito non si applica ai documenti informatici pervenuti a mezzo pec, poiché la pec attesta la data certa di ricevimento dell’atto.