La circolare dell’Agenzia delle Entrate n. 14/E/2019 ha esemplificato le nuove regole per la gestione della data fattura in funzione della nuova lettera g-bis del comma 2 dell’art. 21, D.P.R n. 633/1972 in vigore dal 1° luglio 2019. Secondo la novella, infatti, fra gli elementi obbligatori richiesti in fattura è ora espressamente richiesta anche la “data in cui è effettuata la cessione di beni o le prestazioni di servizi ovvero data in cui è corrisposto in tutto o in parte il corrispettivo”, laddove “tale data sia diversa dalla data di emissione della fattura”. L’impostazione che si può desumere dall’analisi del nuovo impianto tecnico giuridico illustrato con la circolare è il seguente: il campo data 2.1.1.3 assume il compito di individuare il momento di effettuazione dell’operazione (“competenza” IVA) mentre a tener traccia della data di vera e propria emissione (trasmissione) se ne occupa il Sistema di Interscambio (SdI) e tutto ciò senza travolgere l’operatività quotidiana e dover mettere mano ai gestionali software; nemmeno, come vedremo, ai fini dell’annotazione nel registro vendite. La citata lettera g-bis interessa tanto la fatturazione immediata (ossia quella eseguibile entro 12 giorni) quanto quella differita (ossia quella eseguibile al più tardi entro il giorno 15 del mese successivo). Come osservato dall’Associazione Nazionale Commercialisti (ANC) e Confimi Industria in una nota interpretativa del 18 luglio 2019 non deve turbare l’esemplificazione in cui la circolare (§ 3.1), pur richiamando la possibilità che la fattura differita possa essere inviata (anche) in uno qualsiasi dei giorni intercorrenti dal 1° al 15° giorno del mese successivo, precisa che la valorizzazione del campo “data” va eseguita riportando quella dell’ultima operazione (ad esempio 28 settembre in una sequenza di operazioni datate 2, 10 e 28); si tratta infatti di una delle possibili soluzioni e non vi sono motivi ostativi che vietino, in fatturazione differita, di valorizzare la data con quella dell’ultimo giorno del mese di effettuazione oppure, in fatturazione immediata, anche in un giorno successivo a quello di effettuazione entro il 12° ma (pena lo scarto) non successivo a quello di trasmissione. L’importante è rispettare la competenza IVA come si desume dal paragrafo 3.2 della circolare stessa dedicato all’annotazione delle fatture emesse. Via libera quindi anche alle trasmissioni asincrone (ovviamente nei termini dell’art. 21, comma 4), ma con l’accortezza (normalmente spontanea) di riportare in fattura (ad esempio nella parte descrittiva o nella causale) anche le informazioni sul giorno di effettuazione(anche attraverso l’indicazione degli estremi dei DDT o equipollenti), in ossequio alle prescrizioni della nuova lettera g-bis. Protocolli con data (apparentemente) non progressiva La compresenza di fatture contestuali, immediate e differite (e la diversa tempistica per il termine ultimo di emissione/trasmissione) può comportare che una fattura con numero successivo riporti una data (effettuazione operazioni) antecedente a quella con numero precedente (si veda ad esempio la n. 990 e la n. 1000 in Tabella). La presenza nei documenti elettronici di date (campo 2.1.1.3) apparentemente non consecutive è fattuale nel nuovo quadro tecnico giuridico; la cosa potrebbe generare qualche titubanza in merito al rispetto dei “principi generali di una ordinata contabilità” ma tale dubbio viene meno laddove si osservi: (i) che la progressività è rappresentata dalla data di trasmissione che è la vera e propria data di emissione (si veda colonna D in Tabella); (ii) che il Sistema di Interscambio (SdI) - che ha anche il compito di controllare (fra le altre) il rispetto del requisito della “unicità” della fattura ossia di un numero progressivo che la identifichi in modo univoco (art. 21, comma 2, lettera b) - effettua tale controllo con riferimento all’anno indicato nel campo 2.1.1.3 (e non anche al giorno) A B C D E N° fattura Giorno effettuazione operazione Data fattura (campo 2.1.1.3 XML) (1) Data emissione (trasmissione)(2) Note 990 1/10/2019 1/10/2019 1/10/2019 Fattura contestuale da annotare entro 15/11/2019 (competenza LIPE ottobre) 991 28/09/2019 28/09/2019 08/10/2019 (ultimo giorno utile) Fattura immediata senza necessità di indicare la diversa data dell’operazione Da annotare entro 15/10 (competenza LIPE settembre) ... ... ... ... ... 993 28/09/2019 01/10/2019 08/10/2019 (ultimo giorno utile) Fattura immediata con indicazione (nella parte descrittiva) della diversa data di effettuazione dell’operazione (28/09) Da annotare entro 15/10 (competenza LIPE settembre) ... ... ... ... ... 1000 DDT vari di settembre di cui l’ultimo 28/09/2019 28/09/2019 8/10/2019 (prima del termine ultimo) Fattura differita Da annotare entro 15/10 (competenza LIPE settembre) 1001 DDT vari di settembre di cui l’ultimo 21/09/2019 30/09/2019 15/10/2019 Fattura differita con necessità riporto estremi DDTDa annotare entro 15/10 (competenza LIPE settembre) ... ... ... ... ... 1003 Cessione triangolare documentata con DDT del 17/09/2019 emesso dal fornitore IT1 31/10/2019 31/10/2019 Per IT2 la fattura può essere emessa entro la fine del mese successivo e l’operazione si considera esigibile in detto periodo (art. 21, comma 4, lettera b e art. 6, comma 5, ultimo periodo, D.P.R. n. 633/1972) Da annotare entro 15/11 (competenza LIPE ottobre) (1) Da indicare nel registro vendite per individuare la competenza IVA (2) L’indicazione nel registro vendite non è obbligatoria L’uso di protocolli sezionali non è necessario Sostanziali e distensive, nel senso indicato, appaiono anche le indicazioni contenute nel § 3.2 della circolare n. 14/E laddove, precisando che la numerazione e la registrazione nel registro vendite “dovranno sempre consentire di rinvenire con chiarezza il mese (si osservi che si parla di mese, Nda.) di riferimento (ossia di effettuazione dell’operazione)” e che i suddetti principi di ordinata contabilità “impongono che la fattura in esame [ossia, nell’esempio, la n. 1000 relativa a un’operazione effettuata e datata il 28/9/2019] possa essere distinta da quelle emesse nelle more” [ad esempio la fattura immediata n. 990 emessa il 1/10/2019], riconosce “piena libertà” su come ottemperare a tale obbligo (ad esempio sezionali, codifiche o comunque altro metodo) affinché si ottemperi “all’imputazione corretta dell’imposta nel periodo di riferimento”. Nessun obbligo di utilizzo di registri sezionali è quindi imposto ma è lasciato, nell’eventualità, alle scelte organizzative del contribuente (fra le varie soluzioni potrebbero essere adottate, ad esempio, numerazioni con suffisso sezionale distinto fra fatture contestuali, immediate, differite e, per i casi della triangolare o del D.M. 18 novembre 1976 - super differite). Protocollo e data da indicare nel registro L’art. 23 del decreto IVA (registro delle fatture emesse) richiede: (i) che il contribuente annoti le fatture nell’ordine della loro numerazione entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione (tanto in fatturazione differita quanto immediata) e con riferimento allo stesso mese di effettuazione (ossia prima della liquidazione); l’annotazione si sposta al 15 del mese successivo l’emissione della fattura con retro-imputazione al mese di emissione per il caso della triangolare (vedi esempio 1003 in Tabella); (ii) che per ciascuna fattura sia indicato il numero progressivo e la data di emissione. A tal ultimo riguardo (in linea con il citato spirito sostanzialista del nuovo quadro tecnico-normativo e considerata la finalità dell’art. 23 che, per l’appunto è, in primo luogo, quella di assicurare la corretta liquidazione dell’imposta), nella circolare n. 14/E viene precisato che “ne deriva [...] che la data riportata nel campo “data” della sezione “dati Generali” del file della fattura elettronica - coerente con l’effettuazione dell’operazione [...] - è quella che è possibile indicare nel registro delle fatture emesse”. Salvo verificare ovviamente i “non scarti” (si ricorda che, nel caso di scarto, la fattura si considera non emessa), ciò significa che il contribuente si può sostanzialmente disinteressare, ai fini dell’annotazione nel registro vendite, della data di trasmissione (ossia di quella di “effettiva” emissione) riportando nel registro esclusivamente la data indicata nel campo 2.1.1.3 della fattura elettronica. La data dell’annotazione non è necessaria, salvo eccezioni Giova altresì osservare che nemmeno il riporto della data di annotazione (entro il suddetto termini del 15 del mese successivo) è un elemento richiesto dall’art. 23 e quindi può essere omesso. Si richiama tuttavia l’attenzione sul fatto che il riporto di tale informazione (la data di annotazione) può risultare però fondamentale (per altri fini) in alcuni casi: si pensi, ad esempio, ai fini della determinazione del reddito per i soggetti in contabilità semplificata (art. 66 TUIR) che hanno optato, ai sensi dell’art. 18, comma 5, D.P.R. n. 600/73, per il regime della presunzione del registrato uguale incassato/pagato (Agenzia delle Entrate, circolare n. 11/E/2017, § 6.5). Gestionali che non consentono una retrodatazione Infine, non tutti i gestionali, però, consentono di attribuire al campo data (2.1.1.3) un valore precedente a quello di una fattura con protocollo successivo (si veda l’esempio n. 991 o n. 1000 e 1001, rispetto alla 990). Tali situazioni possono essere gestite, sempre mantenendo un’unica numerazione, compilando il suddetto campo con una data che va da quella coincidente con quella utilizzata per l’ultimo protocollo generato a quella del giorno di trasmissione (si veda esempio n. 993) e fermo restando (sempre) il rispetto del termine ultimo dell’art. 21, comma 4 e della lettera g-bis attraverso l’indicazione, nella parte descrittiva, anche del (o dei) giorno di effettuazione. In questo modo si evita di dover adottare sezionali laddove per volumi e scelte organizzative non sia ritenuto invece preferibile.