La recente pandemia provocata dal virus Covid-19 e le stringenti norme dettate per contenere il contagio hanno fortemente limitato i contatti fisici tra le persone e conseguentemente impossibilitato gli assembramenti di persone e reso arduo la circolazione nel territorio nazionale, se non per comprovate esigenze primarie. Per consentire una regolare e valida tenuta delle assemblee societarie risulta necessario ricorrere alle riunioni a distanza mediante l’uso di mezzi di comunicazione informatici, come Skype, WhatsApp, ecc. Lo Stato italiano ha introdotto rilevanti limitazioni della libertà personale all’interno del territorio nazionale per contenere il contagio da coronavirus, che concernono lo spostamento delle persone e gli assembramenti. In particolare, per quanto riguarda gli spostamenti delle persone all’interno di tutto il territorio nazionale l’art. 1 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 9 marzo 2020 ha previsto che devono essere giustificati da comprovate esigenze lavorative, situazioni di necessità, motivi di salute o rientro presso il proprio domicilio, abitazione o residenza, e in caso di inottemperanza la comminazione delle sanzioni penali che vanno dall’arresto fino a tre mesi o l’ammenda fino a euro 206, ai sensi dell’art. 650 c.p. (“Inosservanza dei provvedimenti dell’Autorità”), alla reclusione, ai sensi dell’art. 452 c.p. (“Delitti colposi contro la salute pubblica”). Inoltre, sono state sospese le manifestazioni, gli eventi e gli spettacoli di qualsiasi natura svolti in ogni luogo, sia pubblico sia privato, che comportano affollamento di persone tale da non consentire il rispetto della distanza di sicurezza interpersonale di almeno un metro(art. 1 del DPCM 4 marzo 2020 “Ulteriori disposizioni attuative del decreto-legge 23 febbraio 2020, n. 6, recante misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, applicabili sull’intero territorio nazionale”). La pandemia globale causata dal virus Covid-19 ha reso problematica ogni interazione sociale che si riverbera anche sullo svolgimento delle assemblee societarie. È oggi inimmaginabile riunire in un unico luogo fisico, come nei locali della sede della società, una molteplicità di soci per l’adozione delle opportune delibere, se non addirittura oggi indispensabili per far fronte ad una situazione economica emergenziale. Da qui nasce l’esigenza di avvalersi dei nuovi mezzi di telecomunicazione per garantire un regolare e ordinato svolgimento delle assemblee societarie anche a distanza nel rispetto della disciplina societaria. Non si tratta di una novità in quanto l’art. 2370, comma 4, c.c. già prevede che lo statuto può consentire l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione. Anche se attualmente l’esigenza di un intervento all’assemblea a distanza coinvolge non alcuni soggetti, ma tutti o quasi tutti i partecipanti per gli impedimenti ben noti. Per le società per azioni c.d. “chiuse” il Consiglio Notarile del Triveneto con l’orientamento H.B.39 sostiene che deve ritenersi sempre possibile l’intervento in assemblea dei soci mediante i mezzi di telecomunicazione anche in assenza di una previsione statutaria a condizione che siano in concreto rispettati i principi del metodo collegiale e che i mezzi di telecomunicazione da adoperare siano previsti nell’avviso di convocazione in modo tale che sia assicurato il rispetto del principio di parità di trattamento dei soci. Secondo la dottrina prevalente detto orientamento è da intendersi esteso anche alle società per azioni c.d. “aperte”, poiché anche in tali società spetta sempre al presidente dell’assemblea verificare il pieno rispetto del metodo collegiale e della parità di trattamento dei soci. È da aggiungere che anche l’indicazione nello statuto dei mezzi di telecomunicazione da utilizzare per intervenire a distanza non sarebbe indispensabile secondo il Consiglio Notarile del Triveneto (orientamento n. H.B.1) quando sono adottati tutti gli accorgimenti tecnici che garantiscono il valido svolgimento dell’assemblea, nonché la genuinità della provenienza degli interventi dei soci, per meglio dire quando detti strumenti consentono di effettuare tutti gli accertamenti richiesti e di porre in essere quelle attività che devono risultare dal verbale ai sensi dell’art. 2375 c.c. I nodi principali per la regolare e valida tenuta dell’assemblea con mezzi di telecomunicazione riguardano: l’avviso di convocazione; l’accertamento dell’identità dei partecipanti e il capitale rappresentato da ciascun socio; la discussione e il rilascio di eventuali dichiarazioni dei soci intervenuti; le votazioni con l’identificazione dei soci favorevoli, astenuti e dissenzienti; la verbalizzazione del segretario o del notaio. Tra i nuovi mezzi di comunicazione che si possono facilmente prestare allo svolgimento delle assemblee societarie nel rispetto della disciplina societaria possiamo annoverare: Skype, WhatsApp e tutte le altre piattaforme digitali di videoconferenza. Skype e gli altri programmi di riunione a distanza si basano sulla video-conferenza o sulla sola conference call. Skype rappresenta uno dei software più diffusi per la videoconferenza che permette di conversare attraverso chiamate audio e video fino ad un massimo di 50 partecipanti. Per le riunioni via Skype è necessario scaricare il software sul proprio pc o dispositivo mobile (smartphone, tablet, ecc.), creare un account se non si dispone già di un account Microsoft e invitare alla riunione le persone con un account Skype mediante l’invio di un link d’invito. Skype for business consente riunioni fino a 250 persone. Skype e le altre piattaforme digitali per riunioni a distanza sono comunemente usate per le riunioni assembleari di società nel rispetto dell’art. 2370 c.c. e presentano le medesime questioni giuridiche di seguito illustrate per le riunioni tramite l’applicazione WhatsApp. Merita particolare attenzione l'applicazione informatica di messaggistica istantanea “WhatsApp” principalmente per la sua diffusione e la semplicità di utilizzo, nonché per la sua gratuità. WhatsApp è l’applicazione per smartphone, tablet, pc, ecc., che in questi tempi di facile contagio meglio si presta a realizzare a distanza le riunioni assembleari di società in conformità all’art. 2370, comma 4, c.c., poiché tramite una connessione dati fissa o Wi-Fi domestica (adsl o fibra) o una rete cellulare è possibile inviare messaggi scritti, vocali, foto, video, documenti, e la propria posizione geografica a singoli soggetti o ad un ampio numero di persone, chiamate in gergo “Gruppo”, identificate sulla base del numero di telefono cellulare. Possiamo definire le riunioni assembleari tenute tramite WhatsApp come “Instant Message Conferencing” dove l’attività assembleare si può svolgere online mediante il software di messaggistica istantanea. Indicazioni operative per lo svolgimento delle assemblee societarie con WhatsApp Con WhatsApp il numero massimo dei partecipanti è di 256 e gli interventi possono avvenire con messaggi scritti o vocali comunicati in un unico “Gruppo WhatsApp”. 1) Creazione del Gruppo WhatsApp e avviso di convocazione L’organo amministrativo dopo aver scaricato l’applicazione gratuita “WhatsApp” associa ad essa un numero di telefono mobile (presumibilmente della società) e crea un gruppo WhatsApp denominandolo ad es. “Società Alfa S.p.A.”, nella descrizione è possibile eventualmente indicare il tipo di assemblea, la data e l’ora, es. “Assemblea straordinaria del giorno 16/03/20, ore 18,00”. Dal gruppo creato ad es. “Società Alfa S.p.A.” si genera il “link d’invito” per consentire l’accesso alla riunione dei partecipanti, che dovrà essere comunicato: al presidente della futura assemblea (che sarà l’amministratore del gruppo WhatsApp) al collegio sindacale agli altri soggetti legittimati ad intervenire (es. rappresentante comune degli obbligazionisti) ai soci, ai quali verrà comunicato nell’avviso di convocazione dei soci il “link d’invito” al notaio Per evitare che prima dell’inizio dell’assemblea i partecipanti possano inviare messaggi al gruppo WhatsApp l’amministratore del gruppo può escludere temporaneamente dalla messaggistica i partecipanti. In particolare, per ciò che riguarda l’avviso di convocazione sappiamo che deve essere comunicato prima della riunione assembleare e che nulla quaestio se in alternativa alla pubblicazione dell’avviso di convocazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana o su un quotidiano lo statuto prevede la comunicazione con altre modalità come fax, e-mail, ecc. ossia con modalità tali da garantire la prova dell’avvenuto ricevimento almeno otto giorni prima dell’assemblea (art. 2366, comma 3, c.c.). Sulla base di tale assunto potrebbero essere inclusi anche gli avvisi di convocazione trasmessi dalla società al socio tramite sms o messaggi WhatsApp sul numero di telefono mobile previamente comunicato dal socio alla società, poiché il collegamento tra il titolare del numero di telefonia mobile alla persona del socio non sarebbe diverso dalla riconducibilità del titolare della e-mail ad un determinato socio della società. 2) Giorno dell’adunanza Il presidente dell’assemblea e il segretario o il notaio potranno anche non trovarsi nel medesimo luogo il giorno dell’assemblea, se si aderisce alla tesi dottrinale del verbale assembleare come “verbale senza parti”, espressione utilizzata in particolare nel caso di verbale redatto non contestualmente al momento dell’assemblea. Se invece si aderisce alla tesi sostenuta dal Consiglio Notarile di Milano con la massima n. 1 del 16 gennaio 2001, che ricordiamo è stata formulata prima della riforma del diritto societario del 2003, è necessario che vi sia la presenza nel luogo fisico sia del presidente dell’assemblea che del verbalizzante (segretario o notaio), mentre gli altri intervenuti possono collegarsi a distanza. 3) Inizio dell’assemblea. Il presidente identifica i partecipanti all’assemblea, ai sensi dell’art. 2371 c.c., mediante messaggio al gruppo di ciascun intervenuto con il quale dichiarano la propria identità, che può essere accertata anche con la foto della persona intervenuta o breve video o con l’allegazione della foto del documento di identità. In caso di delega il delegato allega la copia della delega sottoscritta dal socio delegante e il suo documento d’identità. Il presidente accertata l’identità, la legittimazione dei presenti e verificata la regolarità della costituzione dell’assemblea può passare alla fase della discussione. 4) Discussione ed intervento dei soci Il presidente procede alle attività richieste dagli argomenti all’ordine del giorno, come la lettura di documenti con un messaggio vocale o scritto, altresì può fornire documenti ai soci mediante l’allegazione degli stessi in formati Pdf, Word, PowerPoint, Excel, ecc. Alla discussione governata dal presidente possono prendere la parola gli intervenuti (i soci, ecc.) mediante messaggi vocali o scritti, che verranno verbalizzati, così come il presidente con la stessa modalità può fornire chiarimenti. 5) Votazioni Terminata la discussione il presidente invita i soci a votare le delibere proposte mediante messaggio scritto o vocale o con l’allegazione di foto o di breve video in cui è espresso il voto. Il presidente dell’assemblea (amministratore del gruppo) proclama i risultati della votazione comunicando i soci favorevoli, contrari e astenuti. 6) Chiusura dell’assemblea Al termine dell’assemblea il presidente dichiara l’ora della chiusura dei lavori assembleari con messaggio scritto o vocale. 7) Verbalizzazione dell’assemblea Il notaio (o il segretario) che ha assistito all’intera assemblea sempre tramite WhatsApp procede alla verbalizzazione contestualmente allo svolgimento dei lavori assembleari o successivamente con la redazione non contestuale del verbale ai sensi dell’art. 2375, comma 3, c.c. Naturalmente, essendo il notaio uno dei partecipanti al gruppo WhatsApp potrà chiedere chiarimenti anche durante lo svolgimento e trascrivere gli interventi dei partecipanti all’assemblea. 8) Sottoscrizione del verbale Il verbale redatto dal notaio potrà essere sottoscritto solo dal notaio se si aderisce alla tesi del verbale assembleare come atto senza parti. Il Consiglio Nazionale del Notariato (Studio CNN n. 5916/I/2005) e il Consiglio Notarile di Milano con la Massima n. 45 sostengono che la sottoscrizione del verbale da parte del presidente dell’assemblea non è a pena di invalidità e che è indispensabile solo la sottoscrizione del notaio verbalizzante. Se invece si aderisce alla tesi dottrinale che prende in considerazione il tenore letterale dell’art. 2375 c.c. nella parte in cui stabilisce che “le deliberazioni dell’assemblea devono constare da verbale sottoscritto dal presidente e dal segretario o dal notaio” il verbale dovrà essere sottoscritto dal notaio e dal presidente.