L’archiviazione digitale: ecco come gestire i propri documenti a casa e in ufficio
Un’efficace archiviazione documentale digitale incrementa il valore dell’azienda, riduce notevolmente il tempo dedicato alle ricerche all’interno degli archivi e quindi, il risultato finale, è una maggiore produttività, efficienza e sicurezza
Chiunque non sia un nativo digitale, ovvero una persona nata in un periodo storico che lo abbia messo di fronte alla tecnologia già in tenera età, si è trovato di fronte ad un cambiamento epocale e ha dovuto affrontare una radicale modifica delle proprie abitudini, sia private che lavorative. Il mondo fatto di archivi polverosi, pesantissimi raccoglitori di documenti con migliaia di carte abbandonate nei cassetti e nelle librerie va pian piano scomparendo, sostituito prima da hard disk, nel tempo sempre più capienti, da cd e dvd, poi da chiavette USB e ora il processo di archiviazione digitale ha subito una accelerata decisa con l’archiviazione digitale diffusa.
La gestione documentale a casa
I vantaggi di una gestione ordinata dei propri documenti sono evidenti anche nella vita di tutti i giorni: decine di bollette, lettere ricevute dai fornitori delle diverse utenze, contratti da conservare per anni e documenti di ogni genere non occupano più i nostri armadi, ma è fondamentale che l’archiviazione sia gestita in modo logico e con criterio per permettere di risalire in modo rapido e veloce a ciò di cui abbiamo bisogno, non perdendo giornate intere in una infruttuosa ed estenuante ricerca.
E in ufficio
Questa necessità, evidente già nella gestione degli affari casalinghi, diventa una esigenza insostituibile quando si tratta di attività lavorativa. È lì che abbiamo bisogno di essere precisi e di utilizzare un metodo razionale per l’archiviazione, perché in quel contesto la necessità di risalire in modo estremamente rapido ai nostri documenti diventa fondamentale per lo svolgimento del nostro lavoro. Quando si dice che il tempo è denaro, in effetti, non si mente: molto spesso degli interventi tempestivi o tardivi possono trasformare un buon lavoro in uno fatto male o addirittura inefficace e quindi privo di risultati. I vantaggi dell’archiviazione digitale sono evidenti sia in ambito di ricerca, per risalire ad ogni singolo documento in modo rapido, che per quanto riguarda la condivisione con i nostri colleghi, sia dall’ufficio che da remoto, grazie alla possibilità di essere sempre on line.
La soluzione ideale per la tua azienda
Se la tua attività lavorativa ha ancora delle pecche dal punto di vista organizzativo per quanto riguarda la gestione documentale, è necessario prendere in considerazione l’idea di rivolgerti a dei professionisti come ad esempio CM Trading in grado di supportare te e la tua azienda, fornendoti tutta la strumentazione e il know-how necessari per l’ottimizzazione dei processi di archiviazione digitale e condivisione documentale.