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Fatturazione elettronica: guida operativa alla FatturaPA

A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo di emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture elettroniche è esteso a tutte le Pubbliche Amministrazioni
A partire dal 31 marzo 2015 l’obbligo di emettere, trasmettere, gestire e conservare le fatture elettroniche è esteso a tutte le Pubbliche Amministrazioni

Scatta dal 31 marzo 2015 l’obbligo di emettere fatture elettroniche per tutti coloro che hanno rapporti economici con la pubblica amministrazione.
A tale proposito, il Dipartimento Finanze del Mef e il Dipartimento della Funzione Pubblica del Ministero per la pubblica amministrazione e semplificazione, hanno pubblicato la circolare 9 marzo 2015, n. 1/DF che approfondisce le scadenze per il passaggio alla fatturazione elettronica delle diverse amministrazioni.
In particolare sono stati elencati i soggetti destinatari delle nuove disposizioni:

Soggetti di cui all’art. 1, comma 2, D.Lgs. n. 165/2001 Tutte le amministrazioni dello Stato, ivi compresi gli istituti e scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane, e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, tutti gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale, l’Agenzia per la rappresentanza negoziale delle pubbliche amministrazioni (ARAN), le Agenzie di cui al D.Lgs. n. 300/1999 e, fino alla revisione organica della disciplina di settore, il CONI.
Soggetti di cui all’art. 1, comma 2, legge n. 196/2009 I soggetti indicati a fini statistici dall’ISTAT nell’elenco oggetto del comunicato del medesimo Istituto, pubblicato in Gazzetta Ufficiale entro il 30 settembre di ogni anno, e le Autorità indipendenti.
Soggetti di cui all’art. 1, comma 209, legge n. 244/2007 Le amministrazioni autonome.

In vista della scadenza può essere utile riepilogare gli adempimenti connessi alla fatturazione elettronica.

Obbligo di utilizzo della fattura elettronica
In attuazione delle previsioni della legge Finanziaria 2008 (art. 1, commi 209-2014, legge n. 244/2007), il D.M. 3 aprile 2013, n. 55 ha individuato le regole tecniche e le linee guida per la gestione dei processi di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione.
A tale proposito, è stato previsto che la trasmissione delle fatture, anche per il tramite di intermediari, avverrà attraverso il sistema di interscambio (SDI), la cui gestione è stata assegnata, con decreto del 7 marzo 2008, all’Agenzia delle Entrate che ha individuato in SOGEI il soggetto tecnologico deputato alla sua realizzazione.
Per le amministrazioni destinatarie delle suddette disposizioni, a partire dall’entrata in vigore delle nuove regole, vige il divieto di accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea e di procedere al pagamento, anche parziale, sino all’invio del documento elettronico.
I fornitori delle amministrazioni pubbliche dovranno, invece, gestire il proprio ciclo di fatturazione esclusivamente in modalità elettronica, non solo nelle fasi di emissione e trasmissione ma anche in quella di conservazione.
Le Pmi potranno accedere a un apposito portale elettronico (www.fatturapa.gov.it), per utilizzare servizi e strumenti informatici per la generazione di fatture nel formato richiesto dallo SDI, oltre che per la loro conservazione sostitutiva.

Le decorrenze
La decorrenza è stata fissata in:

  • 12 mesi dall’entrata in vigore del regolamento per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale;
  • 24 mesi per le altre amministrazioni incluse nell’elenco ISTAT, ad eccezione delle amministrazioni locali, per le quali la data di decorrenza è stata rimandata ad un altro decreto.

Poiché il D.M. n. 55/2013 è entrato in vigore il 6 giugno 2013, le decorrenze sono state fissate al:

  • 6 giugno 2014 per ministeri, agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza e assistenza sociale;
  • 6 giugno 2015 per le altre amministrazioni incluse nell’elenco Istat.

Successivamente, però, con riguardo alla seconda decorrenza, è intervenuto il decreto IRPEF (art. 25, D.L. n. 66/2014) che ha spostato la scadenza al 31 marzo 2015. Inoltre, l’art. 25, comma 1, D.L. n. 66/2014 ha fissato al 31 marzo 2015 anche la data di decorrenza per le amministrazioni locali, per la cui individuazione la legge n. 244/2007 rimandava a successivo decreto ministeriale.

Cosa è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento in formato digitale la cui autenticità e integrità sono garantite:

  • dalla presenza della firma elettronica di chi emette la fattura;
  • dalla trasmissione della fattura ad uno specifico Sistema di Interscambio (SDI).

Il sistema di Interscambio è la piattaforma che:

  • trasmette la fattura elettronica dal fornitore alla pubblica amministrazione;
  • trasmette le notifiche relative alle attività svolte alla pubblica amministrazione e al fornitore;
  • consente al Ministero dell’Economia e delle finanze (MEF) il monitoraggio della finanza pubblica.

Il formato della fattura elettronica
Le caratteristiche tecniche di un file di fattura elettronica sono regolamentate da appositi standard.
Nel dettaglio, il contenuto informativo di una fattura verso la pubblica amministrazione (c.d. FatturaPA) prevede l’indicazione di informazioni:

  • da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente;
  • indispensabili ai fini di una corretta trasmissione della fattura al soggetto destinatario attraverso il Sistema di Interscambio.

Per favorire l’automazione informatica del processo di fatturazione, a integrazione delle informazioni obbligatorie, il formato prevede anche la possibilità di inserire nella fattura ulteriori dati e precisamente:

  • informazioni utili per la completa dematerializzazione del processo di ciclo passivo attraverso l’integrazione del documento fattura con i sistemi gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
  • informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate tra operatori economici e Amministrazioni pubbliche oppure specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni e servizi, o di utilità per il colloquio tra le parti.

Come predisporre la FatturaPA
Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il sistema di interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA.
Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato .zip, cioè in un file archivio.
Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio.

1) nel caso di un file FatturaPA deve essere rispettata la seguente nomenclatura:
Codice PaeseIdentificativo univoco del Trasmittente _ Progressivo univoco del file
dove:

  • il Codice Paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code;
  • l’Identificativo univoco del Trasmittente, sia esso persona fisica o soggetto giuridico, è rappresentato dal suo identificativo fiscale (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del Paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all’estero). La lunghezza di questo identificativo è di:
    a) 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT;
    b) 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti.
  • il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi da “A” a “Z” e da “0” a “9”.

Il separatore degli elementi che compongono il nome file è il carattere underscore (“_”), codice ASCII 95. L’estensione del file assume il valore “.xml” oppure “.xml.p7m” in base al tipo di firma utilizzata.

Esempi
ITAAABBB99T99X999W_00001.xml
IT99999999999_00002.xml.p7m
FR12345678910_00003.xml

La nomenclatura dei file, così come descritta, viene mantenuta nella fase di inoltro all’Amministrazione.

2) nel caso di file archivio deve essere rispettata la stessa nomenclatura usata per il file FatturaPA utilizzando l’estensione .zip.

Esempio
ITAAABBB99T99X999W_00001.zip
che al suo interno contiene, a titolo di esempio:
ITAAABBB99T99X999W_00001.xml
ITAAABBB99T99X999W_00002.xml
ITAAABBB99T99X999W_00003.xml.p7m

Il Sistema di Interscambio, ricevuto un file archivio, elabora e trasmette all’Amministrazione destinataria il file o i file in esso contenuti.

Firma della FatturaPA
Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato elettronicamente dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata.
La firma è necessaria in quanto garantisce:

  • l’integrità delle informazioni contenute nella fattura;
  • l’autenticità dell’emittente;

Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori (essi sono presenti nell’elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale). È necessario, però, tener conto di particolari vincoli tecnici di cui tiene conto il Sistema di Interscambio (in pratica, non tutti i formati di firma sono ammessi).
Si precisa che il file archivio non deve essere firmato elettronicamente ma devono essere firmati tutti i file FatturaPA al suo interno.

Come si invia la FatturaPA
Il file preparato, firmato e nominato nel rispetto delle regole previste, può essere inviato al Sistema di Interscambio.
Sono previsti cinque diversi canali di trasmissione per l’invio dei file:

  • Posta Elettronica Certificata (PEC);
  • Invio via web;
  • Servizio SDICoop – Trasmissione;
  • Servizio SDIFTP;
  • Servizio SPCoop – Trasmissione.
Invio tramite PEC I file FatturaPA e i file archivio devono essere spediti come allegato del messaggio di PEC.
L’indirizzo PEC a cui destinare i file è il seguente: sdi01@pec.fatturapa.it.
Il messaggio, comprensivo dell’allegato, non deve superare la dimensione di 30 megabytes. Se tale limite dimensionale non viene rispettato non è garantito il buon esito della trasmissione.
Il soggetto che utilizza il canale PEC riceverà, sulla casella di PEC da cui ha effettuato la trasmissione, i file messaggio prodotti dal SDI relativi al proprio invio.
Invio via web Il Sistema di Interscambio mette a disposizione, sul sito www.fatturapa.gov.it, un’applicazione per inviare un file FatturaPA o un file archivio attraverso un’interfaccia web.
Per accedervi è necessario essere in possesso di credenziali Entratel o Fisconline o essere provvisti di Carta Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate.
Il file inviato utilizzando questa modalità non deve superare la dimensione di 5 megabytes.
Il soggetto che usa il canale Web per l’invio di file potrà visualizzare i file messaggio relativi al proprio invio attraverso l’applicazione ‘Monitorare la FatturaPA’, disponibile nella sezione ‘Strumenti’ del sito.
Invio tramite Servizio SDICoop – Trasmissione Il Servizio SDICoop – Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services).
Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione ‘Accreditare il canale’, disponibile nella sezione ‘Strumenti’ del sito www.fatturapa.gov.it.
Invio tramite Servizio SDIFTP Il Servizio SDIFTP è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando una modalità di trasferimento dati tramite protocollo FTP (File Transfer Protocol).
Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione ‘Accreditare il canale’, disponibile nella sezione ‘Strumenti’ del sito www.fatturapa.gov.it.
Invio tramite Servizio SPCoop-Trasmissione Il Servizio SPCCoop – Trasmissione è disponibile per coloro che desiderano inviare i file FatturaPA e ricevere i file messaggio utilizzando dei servizi di cooperazione applicativa (web-services) tramite il Sistema Pubblico di Connettività (SPC) secondo le modalità definite dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Per usufruire di questo canale di trasmissione è necessario accreditarsi presso il Sistema di Interscambio mediante l’applicazione ‘Accreditare il canale’, disponibile nella sezione ‘Strumenti’ del sito www.fatturapa.gov.it.

Cosa fare dopo l’invio
Chi emette o trasmette un file FatturaPA può visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del proprio file presso il Sistema di Interscambio attraverso l’applicazione Monitorare la FatturaPA disponibile nella sezione Strumenti del sito www.fatturapa.gov.it.
I messaggi relativi al file emesso o trasmesso possono essere visualizzati direttamente dall’emittente o dal trasmittente utilizzando le proprie credenziali Entratel o Fisconline.
La visualizzazione dei file messaggio relativi ai file FatturaPA emessi o trasmessi è inoltre consentita ai Gestori degli Incaricati già definiti in ambito Entratel.

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