Italia

DocinCloud: l’archiviazione documentale per Commercialisti e Consulenti del Lavoro

DocinCloud rappresenta la soluzione che consente di condividere documenti con clienti e collaboratori creando una sorta di ufficio virtuale aperto 7 giorni su 7, 24 ore su 24
DocinCloud rappresenta la soluzione che consente di condividere documenti con clienti e collaboratori creando una sorta di ufficio virtuale aperto 7 giorni su 7, 24 ore su 24

Nell’immaginario collettivo la figura del Commercialista è rappresentata da un professionista che ha a che fare tutto il giorno con numeri e fatture, che non ha bisogno della calcolatrice perché i conti li fa a mente e quando si va a cena fuori, è lui/lei che viene interpellato per fare la divisione del conto. Insomma il commercialista è per antonomasia una persona precisa che non sbaglia un colpo o un calcolo.

Ma la realtà lavorativa è diversa: i tempi cambiano, il lavoro si evolvono e le figure professionali si devono inevitabilmente adattare a tutto questo, e la figura del Dottore Commercialista non ha fatto di certo eccezione. Se il suo lavoro è sempre stato accostato ad attività di natura meramente fiscale, adesso il Dottore Commercialista è un professionista che fornisce consulenza ai propri clienti instaurando rapporti con le imprese private o enti e Pubbliche Amministrazioni, sia nell’ambito del diritto societario che tributario di impresa fornendo quindi assistenza fiscale e consulenza aziendale o anche assistendo imprenditori e professionisti nella loro attività gestionale. È quindi più corretto affermare che effettua un lavoro di controllo di gestione di un’attività commerciale o di un’azienda (soprattutto se di dimensioni rilevanti) in maniera tale da superare l’ottica della contabilità generale che viene invece integrata ad un’ottica extracontabile fondata sulla contabilità analitica maggiormente focalizzata sui processi produttivi e sulla programmazione delle attività, sulla fissazione degli standard ottimali da perseguire e sulla verifica dei risultati ottenuti rispetto agli obiettivi fissati.

Questa sorta di riposizionamento del ruolo ha investito anche un’altra figura professionale, quella del Consulente del Lavoro. Nella fattispecie il CdL oltre alla elaborazione della busta paga, svolge un insieme di attività di consulenza che una volta sviluppate forniscono all’azienda-cliente una gestione globale delle risorse lavorative.

Il Commercialista e il Consulente del Lavoro, in un certo senso vivono la stessa realtà aziendale ma il lavoro e la documentazione con cui hanno a che fare è differente. Una cosa certa è che questi cambiamenti oltre a conferire più responsabilità, hanno aumentato la mole di lavoro da gestire, che comporta quindi tempi e spazi da dover organizzare e soprattutto da non sprecare.

Oltre ad essere cambiata la natura delle mansioni da svolgere, l’evoluzione ha preso forma più rilevante nel modo di svolgere determinate attività. L’approccio digitale oltre ad essere obbligatorio, è diventato per i professionisti un obbligo dettato dal mercato, dalle esigenze dell’azienda, per potersi adattare ai tempi e non restare obsoleti. Il mondo dell’impresa chiede nuovi apporti alle professioni che devono aggiornarsi partendo innanzitutto dal modo di svolgere il lavoro, creando in questo modo professionisti digitali o telematici.

A tal proposito a supporto di tutti questi cambiamenti c’è il “cloud”. I professionisti che hanno approcciato al cloud rappresentano l’avanguardia, e l’innovazione più rilevante sta nel fatto che le attività tradizionali sono svolte con metodi ad elevata efficacia di gestione e condivisione tecnologica.

Il concetto di cloud è ormai da qualche anno ben diramato in tutti i contesti e le professioni, ed è per questo che sono aumentate esponenzialmente le scelte, le flessibilità e la velocità di rilascio delle soluzioni che si adattano alle esigenze di chi le utilizza.

DocinCloud si pone come il software che vuole soddisfare le esigenze 2.0 dei Commercialisti e Consulenti del Lavoro. Esso rappresenta la soluzione che consente di condividere documenti con clienti e collaboratori creando una sorta di ufficio virtuale aperto 24/24 e 7/7.

In particolare con DocinCloud è possibile:

  • Archiviare in maniera sicura i documenti dei clienti e reperirli facilmente. È possibile creare un area riservata per ogni cliente, inviare loro le credenziali di accesso e condividere e conservare i documenti in maniera diretta e veloce. L’archiviazione è costruttiva ed efficace, è organizzata per anni, per competenze e categorie di documento;
  • Condividere i documenti con i clienti o collaboratori mediante un account dedicato: creando utenze ad hoc è possibile delegare alcune attività e decidere cosa rendere visibile. In tal modo c’è maggiore tempestività, flessibilità e velocità dovuta a elevatissime capacita dei server;
  • Inviare notifiche alle aziende – clienti in seguito al caricamento dei documenti. Il cliente riceverà una notifica nel momento in cui dovrà essere a conoscenza di un documento. Ponendo così l’accento sull’importanza di lasciare una traccia dell’avvenuta comunicazione;
  • Notificare le scadenze con il calendario fiscale personalizzato;
  • Gestire la Pec dei clienti: configurando la posta elettronica certificata dei clienti in DocinCloud è possibile ricevere delle mail di notifica ogni qualvolta il sistema troverà un messaggio certificato in arrivo. Inoltre le mail saranno archiviate per azienda in modo da facilitarne la consultazione;
  • Caricare le fatture delle aziende: ogni azienda avrà una propria area per inviare documenti al Commercialista/Consulente del Lavoro;
  • Personalizzare la barra del menu;
  • Condividere i documenti con altri professionisti;
  • Scaricare sul computer i backup giornalieri dei documenti. Non è possibile perdere i documenti, si crea un archivio sicuro, chiaro e facile da consultare grazie al motore di ricerca avanzato.

Inoltre è possibile utilizzare DocinCloud anche in mobilità da qualunque dispositivo poichè i dati sono accessibili ovunque vi sia una connessione ad internet (pc, tablet, android, ipad) e avere quindi tutti i documenti a portata di click. I clienti non devono necessariamente recarsi in ufficio, la comunicazione è facile e pratica in qualsiasi momento dato che i documenti sono archiviati in sezioni riservate e personalizzate.

È quindi possibile visualizzare qualsiasi documento senza doverlo scaricare o stampare, è tutto nello spazio riservato in cloud abbattendo così i costi di carta, di toner, di consegna e recezione. L’area web riservata, oltre ad essere estremamente sicura, non prevede nessuna installazione del software, nessuno spazio aggiunto sul dispositivo in uso, nessuna manutenzione del servizio e inoltre prevede un backup dei dati. Vi è un palese risparmio di denaro dovuto ad un abbattimento di costi di manutenzione in quanto non ci sono problemi derivanti da aggiornamenti e rotture di macchine da gestire.

Dunque, i benefici che le aziende possono trarre da DocinCloud includono la riduzione degli investimenti in infrastrutture tecnologiche, incluse strumentazioni e materiali d’ufficio, e la riduzione dei rischi derivanti dalla perdita di dati e documenti importanti.

Per maggiori informazioni o per usufruire di una prova gratuita, è possibile consultare il sito www.docincloud.it.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *