Rimborsi spese taxi ai dipendenti: la tracciabilità è d’obbligo, altrimenti l’IRPEF incombe

Con la risposta n. 302 del 4 dicembre 2025 l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che i rimborsi spese per l'utilizzo del taxi in Italia, se pagati in contanti dal dipendente, concorrono integralmente a formare il reddito di lavoro dipendente e sono, di conseguenza, assoggettati a ritenuta IRPEF con l'aliquota marginale più elevata applicabile al percipiente. Questo principio si applica alle Amministrazioni dello Stato che rimborsano tali spese, imponendo l'obbligo di effettuare una ritenuta diretta in acconto dell'imposta sul reddito delle persone fisiche (IRPEF). Il quesito Il Ministero istante ha presentato un interpello riguardante il corretto trattamento fiscale da applicare al rimborso delle spese di taxi sostenute da una propria dipendente per alcune missioni (sia in Italia che all'estero). Nello specifico, il dubbio sorgeva per le spese sostenute in Italia il cui pagamento era avvenuto in contanti. L'Istante riteneva che i rimborsi per le spese sostenute nel territorio dello Stato, se pagate in contanti, dovessero concorrere a formare il reddito del dipendente. Di conseguenza, in fase di liquidazione, il rimborso sarebbe dovuto essere assoggettato a trattenuta IRPEF con l'aliquota fiscale massima prevista per il dipendente (23%, 35%, o 43%). Il parere dell'Agenzia delle Entrate: focus sulla tracciabilità L'Agenzia delle Entrate fonda la sua risposta sul principio di onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente, secondo il quale tutte le somme e i valori percepiti in relazione al rapporto di lavoro costituiscono reddito, salvo le deroghe tassative previste dall'articolo 51 del TUIR. L'attenzione si concentra sull'ultimo periodo del comma 5 dell'articolo 51 del TUIR, che disciplina i rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte o missioni fuori del territorio comunale: per i rimborsi di spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute in Italia e relative ad autoservizi pubblici non di linea (come i taxi), la norma stabilisce che non concorrono a formare il reddito a condizione che i pagamenti siano eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento tracciabili (ai sensi dell'articolo 23 del D.Lgs. 241/1997). L'Agenzia conclude che l'effettuazione dei pagamenti con strumenti tracciabili è una condizione necessaria affinché i rimborsi di spese sostenute in Italia non siano tassati come reddito di lavoro dipendente. Poiché nel caso di specie il pagamento del taxi in Italia è avvenuto in contanti, il rimborso è imponibile e concorre a formare il reddito di lavoro dipendente. Obblighi di ritenuta L'Agenzia specifica inoltre che, per le Amministrazioni dello Stato, la ritenuta sulla parte imponibile dei rimborsi spese (che rientrano nell'articolo 51, comma 5, del TUIR) deve essere operata con l'aliquota applicabile allo scaglione di reddito più elevato del percipiente (c.d. aliquota marginale) all'atto del pagamento. Questa pronuncia riafferma la fondamentale importanza della tracciabilità come elemento discriminante tra rimborso analitico non imponibile e componente reddituale imponibile, confermando l'interpretazione restrittiva sulla detassazione dei rimborsi spese in trasferta.

Rimborsi spese taxi ai dipendenti: la tracciabilità è d’obbligo, altrimenti l’IRPEF incombe

I rimborsi per spese di viaggio e trasporto in Italia, se pagati in contanti dal dipendente, sono totalmente imponibili e soggetti a ritenuta con aliquota massima

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